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事實(shí)上,它就像是給大腦動(dòng)手術(shù)
 作者: SUZANNE KOUDSI    時(shí)間: 2000年09月01日    來源: 財(cái)富中文網(wǎng)
 位置: 雜志>>第二十三期>>管理:觀點(diǎn)及辦法         
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????作者:SUZANNE KOUDSI

????布魯斯?斯特朗創(chuàng)造了一種極富想象力的技術(shù)來幫助雇員互相交流各自的想法。但是,要說服他們使用這種技術(shù)并不容易。

????布魯斯?斯特朗(Bruce Strong)遇到了一個(gè)問題。在一家他那樣的網(wǎng)絡(luò)咨詢公司中,整體業(yè)務(wù)的相當(dāng)大一部分鎖閉在雇員的頭腦中。而斯特朗并不認(rèn)為公司里的咨詢?nèi)藛T正在共同分享他們存儲(chǔ)在自己大腦中的想法。因此,在1997年年底,他決定設(shè)計(jì)出一個(gè)知識(shí)管理系統(tǒng),幫助他們解放思想,提高效率。這相當(dāng)容易。畢竟,利用技術(shù)解決問題是他與別人共同創(chuàng)建的康特克斯系統(tǒng)集成公司(Context Integration)的主營(yíng)業(yè)務(wù)??堤乜怂构净肆鶄€(gè)月時(shí)間和50萬美元研究經(jīng)費(fèi)之后,推出了一種新型工具,這種工具有一個(gè)令人愉快的縮寫詞:IAN(Intellectual Assets Network,智力資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò))。障礙只有一個(gè):他的雇員中沒有多少人真的希望使用這種工具。

????為了擺脫這種進(jìn)退兩難的局面,斯特朗踏上了一條漫長(zhǎng)的旅程,到現(xiàn)在兩年的時(shí)間已經(jīng)過去了,但旅程仍然沒有結(jié)束。康特克斯公司于1992年成立,總部設(shè)在馬薩諸塞州伯靈頓,正是那種IAN之類的系統(tǒng)可以一顯身手的地方。該公司總是獎(jiǎng)勵(lì)那些與別人分享知識(shí)的人,而其雇員的個(gè)人目標(biāo)之一是成為“導(dǎo)師”——可以給他人提供專業(yè)知識(shí)和指導(dǎo)意見的某些特定網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專家。斯特朗認(rèn)為IAN系統(tǒng)可以依靠這種企業(yè)文化。根據(jù)他的設(shè)想,IAN系統(tǒng)將成為該公司五個(gè)分支機(jī)構(gòu)(現(xiàn)在有九個(gè))所有人員可以在同一時(shí)間如同共處一室的地方。

????今天,在IAN系統(tǒng)問世兩年以后,斯特朗高興地看到許多雇員正在使用這套知識(shí)管理系統(tǒng):互相請(qǐng)教問題、交換各自的想法,回顧以前完成類似的計(jì)劃時(shí)走過的歷程。但是實(shí)現(xiàn)上述這一切絕不只涉及簡(jiǎn)單的在肥沃的土地上種下能起作用的技術(shù)。這是一個(gè)相當(dāng)不錯(cuò)的想法,但是在現(xiàn)實(shí)生活中要使人們接受IAN系統(tǒng)卻困難得多。斯特朗說:“剛開始的時(shí)候我們有很多良好的愿望。但是隨后現(xiàn)實(shí)世界巨大壓力的挑戰(zhàn)開始向你劈頭蓋臉的砸過來。”

????事實(shí)上知識(shí)管理最難實(shí)現(xiàn)的部分是得到人們的參與。美國生產(chǎn)率和質(zhì)量中心負(fù)責(zé)人卡拉?奧德爾(Carla O’Dell)指出,在嘗試進(jìn)行知識(shí)管理的企業(yè)中,成功的使知識(shí)管理成為其企業(yè)文化組成部分的公司不足10%。

????康特克斯公司第一次嘗試進(jìn)行知識(shí)管理是建立一個(gè)稱為“技術(shù)討論”的數(shù)據(jù)庫,這個(gè)計(jì)劃失敗的部分原因是沒有指派專人對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理,從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫變得異?;靵y,所以咨詢?nèi)藛T就對(duì)它失去了興趣。因此,斯特朗為創(chuàng)建IAN系統(tǒng)而成立的研究小組開發(fā)了一種更簡(jiǎn)單、效率更高的東西。結(jié)果產(chǎn)生了一個(gè)仿照太陽系的程序,IAN系統(tǒng)各個(gè)不同成分就隱藏在不同的“行星”背后。點(diǎn)擊某顆行星,你可以找到每個(gè)雇員的簡(jiǎn)歷及其專業(yè)研究領(lǐng)域。點(diǎn)擊另一顆行星,你可以看到公司各個(gè)項(xiàng)目的指南。再點(diǎn)擊另一顆行星,你可以進(jìn)入咨詢?nèi)藛T的討論區(qū)。

????為了確保這個(gè)小型星系從一開始就活躍起來,斯特朗雇用了專門從事數(shù)據(jù)庫研究的知識(shí)管理員瑪麗?德拉姆(Mary Durham)。作為IAN系統(tǒng)的管理員,她負(fù)責(zé)監(jiān)察所有流入和流出的數(shù)據(jù),并確保數(shù)據(jù)的類別保持前后一致,此外她還要防止過時(shí)的信息阻塞數(shù)據(jù)庫。

????在正確的軟件和合適的管理員的幫助下,斯特朗開始設(shè)法使人們對(duì)IAN系統(tǒng)發(fā)生興趣。他不僅在招工面試時(shí)向應(yīng)征者演示這套工具,還讓它在公司雇員的標(biāo)準(zhǔn)訓(xùn)練課程中占了很大的比重。大多數(shù)康特克斯公司的新雇員開始喜歡IAN系統(tǒng)。去年七月進(jìn)入該公司的助理咨詢?nèi)藛T梅林達(dá)?克羅斯(Melinda Cross)就利用IAN系統(tǒng)的“行星”了解公司的雇員是怎樣設(shè)計(jì)項(xiàng)目的。IAN系統(tǒng)便于使用的快速瀏覽方法免去了由老職員向克羅斯解釋有關(guān)公司情況的麻煩?,F(xiàn)在她每周要花大約五個(gè)小時(shí)的時(shí)間使用IAN系統(tǒng),其中大約四個(gè)小時(shí)用來提取數(shù)據(jù),其余的時(shí)間則用來解答問題或是貼帖子。

????但是也有許多咨詢?nèi)藛T并不像克羅斯一樣那么快就喜歡上IAN系統(tǒng)。德拉姆指出:“有些人是IAN系統(tǒng)真正堅(jiān)持不懈的強(qiáng)有力支持者,而另外一些人則還沒有參與進(jìn)來?!?/p>

????有些人不愿意與IAN系統(tǒng)打交道是因?yàn)檫@給他們添了麻煩:將備忘錄或者項(xiàng)目記錄存入數(shù)據(jù)庫給咨詢?nèi)藛T繁忙的一天又增加了一項(xiàng)新的任務(wù)。糟糕的是,這是一項(xiàng)沒有任何明顯緊迫性的任務(wù)。尤為重要的是,IAN系統(tǒng)迫使咨詢?nèi)藛T暴露出自己的無知。德拉姆承認(rèn),向一個(gè)自己信任的同事請(qǐng)教是一回事,但把問題張貼出來讓整個(gè)公司的人都看到顯然會(huì)讓人感到不安。在康特克斯公司工作的時(shí)間比IAN系統(tǒng)的歷史還要長(zhǎng)的阿布杜?圖雷(Abdou Touray)指出,咨詢?nèi)藛T不喜歡承認(rèn)他們解決不了某個(gè)問題。他又補(bǔ)充說,他們也討厭管理層試圖將某種看上去結(jié)構(gòu)僵化的東西強(qiáng)加到他們的工作中去。

????類似的反對(duì)意見并未使斯特朗或新任首席執(zhí)行官斯蒂芬?夏普(Stephen Sharp)氣餒。(夏普于1998年7月加盟康特克斯公司。)他們相信IAN系統(tǒng)會(huì)幫助公司提供更好的、連貫性更強(qiáng)的服務(wù)。夏普開始在公開場(chǎng)合贊揚(yáng)為IAN系統(tǒng)提供有力支持的人。他還把使用IAN系統(tǒng)變成為每個(gè)員工工作內(nèi)容的一部分。

????他甚至為鼓勵(lì)員工使用IAN系統(tǒng)而向他們支付酬勞?,F(xiàn)在IAN系統(tǒng)的每一項(xiàng)任務(wù)都被賦予一定的分?jǐn)?shù)。如果某位雇員將自己的簡(jiǎn)歷輸入系統(tǒng),他會(huì)得到一分。如果他建立了一個(gè)項(xiàng)目記錄,他可以得到五分。德拉姆扮演了評(píng)判員的角色,她決定雇員們輸入的內(nèi)容是否可以得分。每過三個(gè)月公司就會(huì)對(duì)雇員的分?jǐn)?shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì),統(tǒng)計(jì)結(jié)果將在雇員的季度獎(jiǎng)金中占10%的比重。在上述計(jì)分方法于1999年1月開始執(zhí)行之前,康特克斯公司的雇員中只有三分之一在使用IAN系統(tǒng)方面被評(píng)為及格或者良好。兩個(gè)月后,IAN系統(tǒng)的使用率幾乎增加了一倍。斯特朗指出:“沒有人希望成為一個(gè)根本不使用IAN系統(tǒng)的人。它是衡量工作表現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)之一——我們會(huì)根據(jù)使用IAN系統(tǒng)的情況對(duì)雇員作出評(píng)價(jià)。”

????不用說,這樣的措施無法保證出現(xiàn)熱愛IAN系統(tǒng)的使用者。唯一可以使一名對(duì)IAN系統(tǒng)持懷疑態(tài)度的人改變看法的東西,就是在使用該系統(tǒng)的過程中獲得良好的體驗(yàn)。休斯頓某技術(shù)部門的經(jīng)理肯?謝爾登(Ken Sheldon)以前并不相信IAN系統(tǒng),知道一個(gè)星期天的早上,在完成一份星期一必須交工的電子商務(wù)計(jì)劃時(shí),他被一個(gè)很難解決的軟件問題卡住了,從此之后他才改變了自己的看法。當(dāng)時(shí)絕望的謝爾登在IAN的尋呼系統(tǒng)上張貼了一個(gè)緊急提問。因?yàn)槭侵苣?,他并沒有對(duì)得到答復(fù)抱太大的希望。但是,不到一小時(shí)之后,他就收到了同事發(fā)來的第一個(gè)解決方案(隨后他又收到了另外幾個(gè)),因此他可以按時(shí)完成工作了?,F(xiàn)在謝爾登比以前更加頻繁的參與IAN討論組的活動(dòng)。他說:“因?yàn)槲铱吹搅似渌藥臀医鉀Q問題的價(jià)值,所以我也會(huì)盡力幫助別人。”

????謝爾登使用的尋呼方法是根據(jù)IAN系統(tǒng)的顧問委員會(huì)提出的建議設(shè)計(jì)的。這個(gè)顧問委員會(huì)由康特克斯公司的一些雇員組成,他們通過電話會(huì)議討論與IAN系統(tǒng)有關(guān)的問題。這個(gè)委員會(huì)是公司的雇員努力保持IAN系統(tǒng)隨著這家目前有340名雇員的企業(yè)的持續(xù)發(fā)展而不斷進(jìn)化的一種方式。公司內(nèi)部服務(wù)的負(fù)責(zé)人查克?麥卡恩(Chuck McCann)指出:“IAN系統(tǒng)容納的信息量將會(huì)比現(xiàn)在大得多。人們不會(huì)有那么多的時(shí)間或耐性在這么多的信息中搜尋他們需要的東西。”

????當(dāng)然,最根本的問題是所有這些努力是否給康特克斯公司帶來了回報(bào)?斯特朗指出,他的目標(biāo)之一是讓IAN系統(tǒng)幫助這家私營(yíng)企業(yè)提高利潤(rùn)。從理論上來說,它應(yīng)該可以做到這一點(diǎn)。國際數(shù)據(jù)公司估計(jì),《財(cái)富》全球500強(qiáng)企業(yè)去年因?yàn)楣蛦T的重復(fù)工作和在無序可循的文件中亂闖而浪費(fèi)了120億美元??堤乜怂构绢A(yù)計(jì)將于今年晚些時(shí)候公開上市,到時(shí)投資者就可以了解IAN系統(tǒng)是否對(duì)該公司的盈虧有所幫助。如果康特克斯公司的首次公開上市取得成功,夏普就再也不用設(shè)法使雇員相信這個(gè)知識(shí)管理系統(tǒng)是物有所值的了。

????譯者:楊新鵬




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@Bruce的森林:正念,應(yīng)該可以解釋為專注當(dāng)下的事情,而不去想過去這件事是怎么做的,這件事將來會(huì)怎樣。一方面,這種理念可以幫助員工排除雜念,把注意力集中在工作本身,減少壓力,提高創(chuàng)造力。另一方面,這不失為提高員工工作效率的好方法??赡芎笳呤歉鞔驜OSS們更看重的吧。    參加討論>>


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